Como a tecnologia pode auxiliar na redução de custos empresariais

Quando se trata de competir por contratos no mercado, a tecnologia tem o potencial de influenciar nos custos empresariais de uma maneira positiva. 

Existem várias maneiras de usar a tecnologia para reduzir custos e aumentar a carteira de clientes, sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços oferecidos ao mercado consumidor.

No entanto, reduzir custos empresariais não se trata apenas de comprar a tecnologia, mas também de saber como implementá-la.

A combinação entre tecnologia e melhores processos a redução de custos e, ainda, melhora a qualidade do serviço que a empresa presta.

Presença da tecnologia e produtividade empresarial

As empresas de desinfetantes hospitalares, ou qualquer outro segmento, buscam constantemente melhorar a eficiência dos processos. 

O investimento em novas tecnologias permitem a aplicação em inúmeras situações no mundo dos negócios, trazendo mais produtividade e melhora nos processos.

Desta forma, iniciativas como automação e digitalização de documentos, assim como o armazenamento em nuvem, podem trazer vantagens como:

• Acesso imediato à informação digital;
• Economia de custos de materiais;
• Redução do tempo despendido em tarefas mecânicas;
• Otimização de processos;
• Redução do impacto ambiental.

Alcançar um patamar tecnológico moderno o setor gera uma economia de custos empresariais superior, ao contrário de quando os níveis se mostram abaixo do esperado e ineficazes perante às mudanças introduzidas pelas novas empresas digitais.

A ideia é que as novas tecnologias sirvam para produzir novos produtos, atuando como alavancas da cadeia de suprimentos 4.0. Com isso, consegue-se alcançar uma ruptura apropriada e com alto potencial de economia, aumentando as entregas de serviços com menos investimento.

As tradicionais faixas de melhoria de produtividade podem ser superadas pela digitalização, com potencial para melhorias de custo, incorporando abordagens de monitoramento remoto e robotização junto à da otimização de processos.

A implementação de programas digitais e online

Em muitas empresas, a operação de um departamento ou amplo negócio está relacionado ao custo-benefício que a tecnologia proporciona, aproveitando as vantagens que computadores e softwares promovem em um local de trabalho.

Custos, licitações, comunicações, cronometragem e controle de qualidade são apenas algumas áreas que são muito mais fáceis de rastrear, em relação à implementação de software de CRM (Customer Relashionship Management) e outros programas.

Dar um passo adiante exige que executivos e gestores acompanhem muitos desses processos em movimento, por exemplo, em um celular smartphone. 

O uso de notebooks e computadores de mesa, por exemplo, em muitas atividades está dando lugar ao uso de dispositivos móveis como smartphones e tablets.

Isso porque recorrer ao dispositivo móvel pode acelerar a contabilidade para a produção de um restaurante argentino moema, por exemplo, o que, por consequência, ajuda a agilizar e abrir espaço para outras atividades importantes.

A mudança visível em equipamentos tecnológicos

A partir dos anos 2000, quase todos os fabricantes de equipamentos promovem o modelo mais recente como sendo capaz de reduzir os custos de mão de obra.

Se um equipamento realmente permitir que uma empresa reduza os custos empresariais de mão de obra ao poder usar a máquina por pelo menos 4 horas por dia, a economia pode ir diretamente para o resultado final.

O desafio de investir em tecnologia, como máquinas autônomas de limpeza, passa a ser validar os sinistros e capturar a redução nos custos de mão de obra, já que a compra inicial pode aumentar o custo da obra.

Grandes progressos foram feitos, principalmente na segurança industrial. Da mesma forma em outros setores produtivos e áreas de serviços. 

Ainda assim, especialistas do setor de tecnologia recomendam que, antes de comprar um equipamento, é preciso entender como cada um vai se comportar no local.

Empresas especializadas em tecnologia disponibilizam programas digitais e softwares para teste de modo a ter certeza de que realmente é aquilo que uma companhia precisa, e como isso reflete na redução de custos empresariais. 

Além disso, o teste permite verificar se a ferramenta realmente fornece os resultados esperados e prometidos. 

No entanto, caso não seja possível realizar o teste, uma opção é comparar os softwares encontrados, colocando em paralelo as promessas promocionais versus provas de resultados.

Com a adoção da automação, os funcionários gastam menos tempo em tarefas que antes exigiam horas para serem concluídas.

Isso é importante não apenas porque pode fazer tarefas, por vezes simples (e repetitivas), em uma fração do tempo, mas também por reduzir riscos de erros humanos.

Benefícios da tecnologia na redução de custos 

Não é difícil encontrar funcionários apressados ​​devido a um grande volume de trabalho, ou que cometem erros de entrada de dados por conta da grande demanda.

Esse cenário não é exclusivo de nenhuma empresa ou segmento produtivo, e sempre haverá erro humano quando as tarefas são feitas manualmente e envolvem alto volume de informações. 

A automação elimina esse risco de tarefas como relatórios de dados, proporcionando diversos benefícios que estão relacionados à tecnologia e a redução de custos empresariais. 

1. Aumento de mobilidade e eficiência

Na maioria das indústrias, os funcionários geralmente operam em um único lugar, seja o escritório ou a linha de produção. Isso porque, para realizar determinadas tarefas manualmente, um funcionário precisa utilizar uma máquina específica. 

Com a implementação da automação, isso muda. 

Os funcionários não ficam mais confinados às paredes do escritório para realizar uma tarefa – que agora é automatizada -, o que permite que eles trabalhem com mais liberdade, onde são necessários, acessando as informações que precisam de qualquer dispositivo. 

A maneira como isso é feito é por meio de aplicativos móveis. Com tantos indivíduos e empresas usando smartphones, obter o que se precisa em qualquer lugar está a apenas um clique de distância do aplicativo, mesmo para alugar uma ponte rolante 5 toneladas. 

A manutenção do tempo pode ser facilmente atualizada via smartphone ou tablet, o que é uma alternativa ao método mais antigo de caneta e papel.

A implementação de softwares online pode ser aplicada em quaisquer setores, como:

• Atendimento;
• Financeiro;
• Marketing;
• Vendas.

Como o programa é online, os funcionários podem estar em qualquer lugar, e ainda assim encontrar as informações que precisam para concluir a atividade.

A mobilidade de funcionários pode ser responsável por tempos de resposta mais rápidos. À medida que mais clientes procuram soluções rápidas, ser capaz de concluir um projeto com eficiência significa mais lucro no futuro.

1. Informação disponível a todo instante

Mesmo por meio da automação, erros podem acontecer, fazendo com que as empresas percam o controle das metas – se não forem cuidadosas. Felizmente, existem maneiras de evitar erros ao passar para a automação total em um escritório.

A construção de recursos de relatório se mostra como um processo integrado e automatizado. Em intervalos diferentes, é possível fazer com que o programa crie relatórios que permitem rastrear cronogramas de projetos, contabilidade ou qualquer quantidade de informações necessárias.

Outra maneira é criar sinalizadores digitais, levando em consideração que a maioria dos sistemas automatizados possuem processos dinâmicos embutidos.

Isso significa que, caso passe muito tempo em um projeto, ou se os números não estiverem somando o que eram anteriormente, gestor e equipe serão notificados do erro. 

Isso é benéfico para evitar que o sistema acredite que há um problema quando não há. Assim como o erro humano é evitado, o erro do sistema também.

Outra maneira, essa mais contundente, está na capacidade de revisão, desde que se empregue a automação em todos os processos e sistemas, de forma integrada.

Com revisões integradas em cada ponto de verificação, ou em cada período de cobrança, o gestor oferece à empresa uma chance maior de sucesso, pois estará mais bem equipada para descobrir onde ocorreram pequenas falhas e a possibilidade de correção no futuro.

1. Melhor envolvimento do cliente

Os processos automatizados proporcionam às empresas mais facilidade para trabalhar com outros pontos, como o relacionamento com os clientes. 

Especificamente, esses processos abrem portas para um maior envolvimento do cliente e uma comunicação mais clara, por exemplo, com produtoras de blocos intertravados, caso seja necessário produzir um vídeo corporativo direcionado a treinamento de funcionários.

A disponibilidade de portais de clientes integrados possibilita a introdução de sistemas automatizados.

Esses portais incorporam ambientes online que possibilitam que os consumidores façam login direto, permitindo a adição de entradas por meio de fóruns de discussão ou arquivos necessários para a conclusão de um projeto.

Outro benefício se trata do envio de atualizações automatizadas de projeto em intervalos regulares para o cliente, partindo diretamente de um software de automação. Dessa forma, toda a estrutura digital ajuda a manter os clientes envolvidos. 

Se preferir manter a entrada do cliente privada a apenas a reuniões de atualização, isso dá a chance de fornecer insights para o projeto enquanto recebem informações conclusivas.

Ao reduzir o tempo gasto em tarefas que podem ser otimizadas, diminuir as chances de erro humano e permitir que mais pessoas, especificamente clientes, se envolvam em projetos, a empresa pode operar com mais eficiência, reduzir custos empresariais e melhorar a comunicação com clientes.

Conclusão

À medida que os avanços tecnológicos continuam a revelar soluções para problemas bem estabelecidos, ou aqueles que nunca foram pensados serem possíveis de resolver, o resultado final será a redução de custos empresariais para as companhias a longo prazo.

Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.